Aug 05, 2025
Drei häufige Fallstricke in der Managementzertifizierung – und wie Sie sie vermeiden
Für Zertifizierungsstellen sind Konsistenz, Effizienz und Glaubwürdigkeit entscheidend.
Mit zunehmender Expansion in verschiedene Regionen oder der Verwaltung immer komplexerer Programme wird die Durchführung hochwertiger Audits zunehmend anspruchsvoll. Selbst erfahrene Teams können in operative Fallen tappen, die zu Inkonsistenzen, Ineffizienzen oder zu einem Vertrauensverlust bei Kunden und Aufsichtsbehörden führen.
In diesem Artikel teilen wir Erkenntnisse aus der globalen Arbeit von Intact mit Zertifizierungsstellen – basierend auf ISO-Standards und Best Practices aus der Akkreditierung.
Die häufigsten Fallstricke lassen sich in drei Bereiche unterteilen:
- Nicht standardisierte Auditvorbereitung und -methodik
- Übermäßige Abhängigkeit von manuellen, isolierten Systemen
- Eingeschränkte Einsicht nach der Zertifizierung und fehlende Transparenz
Jeder dieser Punkte lässt sich mit der richtigen Struktur und den passenden Systemen vermeiden.
Fallstrick Nr. 1: Nicht standardisierte Auditvorbereitung und -methodik
Auditvorbereitung und -methodik können sich je nach Auditor, Kundentyp oder regionaler Niederlassung stark unterscheiden. Auditoren benötigen klare Rahmenvorgaben, um die einheitliche Auslegung von Geltungsbereich und Nachweisanforderungen sicherzustellen. Inkonsistenzen entstehen oft nicht aus Nachlässigkeit, sondern durch fehlende gemeinsame Tools, Leitlinien oder zentrale Aufsicht.
Werden Prozesse nicht einheitlich angewendet, zeigt sich das schnell in den Ergebnissen: Ein Auditor stuft ein Thema als schwerwiegend ein, während ein anderer es als geringfügig betrachtet. Berichtsstrukturen und Nachweisanforderungen ändern sich von Person zu Person. Diese Unterschiede frustrieren Kunden, führen zu internen Diskussionen und können bei Witness Audits oder Akkreditierungsbewertungen problematisch werden.
Typisches Szenario: Zwei Auditoren führen Überwachungsaudits für denselben Standard durch, interpretieren die Nachweisanforderungen jedoch unterschiedlich. Ein Kunde hat keine, der andere drei Abweichungen – obwohl die Systeme vergleichbar sind. Das Ergebnis ist vielleicht technisch vertretbar, untergräbt aber das Vertrauen in die Konsistenz der Zertifizierung.
So vermeiden Sie diesen Fallstrick:
- Standardisieren Sie Auditvorlagen und Nachweisanforderungen in Ihrem gesamten Auditorennetzwerk.
- Setzen Sie digitale Tools ein, die Auditoren durch konsistente, regelbasierte Workflows führen – insbesondere bei Risikopriorisierung und Reportformaten.
- Führen Sie regelmäßige Abstimmungen mit Auditoren durch, um Interpretationslücken aufzudecken und Vorgehensweisen team- und regionsübergreifend zu harmonisieren.
- Überwachen Sie Auditorenverhalten und Reporting Muster zentral, um Abweichungstrends frühzeitig zu erkennen und zu korrigieren.
Fallstrick Nr. 2: Übermäßige Abhängigkeit von manuellen, isolierten Tools
Manche Zertifizierungsstellen verwalten kritische Auditabläufe immer noch mit Excel Tabellen, E-Mails oder sogar Stift und Papier. Diese gewohnten Methoden bergen jedoch unnötige Risiken: verpasste Fristen, Versionsprobleme, Auditermüdung und Berichtsverzögerungen.
Isolierte Systeme erschweren zudem die Verknüpfung von Audits mit Findings, die Nachverfolgung von Abweichungen über die Zeit oder die Bereitstellung aussagekräftiger Einblicke für Kunden. Mit steigenden Kundenerwartungen und zunehmender regulatorischer Kontrolle wird manuelle Koordination schnell zum Haftungsrisiko.
Typisches Szenario: Eine Zertifizierungsstelle bearbeitet Planung, Terminierung, Nachweisprüfung und Reporterstellung in unterschiedlichen Systemen. Ein einzelnes Audit erfordert tagelanges Hin- und Herschreiben. Fordern Aufsichtsbehörden Audit-Trail-Dokumentationen an oder wünscht ein Kunde Trenddaten über mehrere Standorte hinweg, ist eine aufwendige manuelle Rekonstruktion nötig.
So vermeiden Sie diesen Fallstrick:
- Konsolidieren Sie alle auditrelevanten Prozesse – von Planung und Durchführung bis zu Berichterstattung und Nachverfolgung – in einem einzigen System.
- Nutzen Sie konfigurierbare Workflows und Automatisierung, um Zeitaufwand für wiederkehrende Koordinationsaufgaben zu reduzieren.
- Stellen Sie sicher, dass Dokumenten Versionen und Zugriffsrechte im System integriert sind und nicht über Postfächer oder Ordner organisiert werden.
- Verwenden Sie Echtzeit-Dashboards und Datenexporte, um Anforderungen an Aufsicht, Akkreditierung und Kundentransparenz schnell zu erfüllen.
Fallstrick Nr. 3: Eingeschränkte Einsicht nach der Zertifizierung und fehlende Transparenz
Die Ausstellung eines Zertifikats markiert nicht das Ende des Zertifizierungsprozesses – sondern einen Meilenstein in einem kontinuierlichen Zyklus. Ohne strukturierte Nachverfolgung riskieren Zertifizierungsstellen, Leistungstrends zu übersehen, systemische Probleme nicht zu erkennen.
Stellen Sie sich folgende Fragen: Werden Abweichungen konsequent behoben? Zeigen Hochrisikokunden Verbesserungen? Werden Follow-ups durch Auditoren wie vorgeschrieben durchgeführt? Kann die Zertifizierungsstelle diese Fragen nicht sicher beantworten, drohen Akkreditierungsfindings oder Vertrauensverlust bei Kunden.
Typisches Szenario: Ein Auditor meldet wiederkehrende Probleme im Umweltmanagementsystem eines Kunden über mehrere Jahre. Auf Ebene der Zertifizierungsstelle werden diese Trends jedoch weder gebündelt noch ausgewertet. Fragt ein Regulator oder Programmbetreiber nach systemischen Erkenntnissen oder Korrekturmaßnahmen, liegen nur fragmentierte, anekdotische Informationen vor.
So vermeiden Sie diesen Fallstrick:
- Implementieren Sie zentrales Tracking von Abweichungen, Korrekturmaßnahmen und Ergebnissen von Folgeaudits.
- Bewerten Sie Zertifizierungsergebnisse auf Programmebene – nicht nur Audit für Audit – um systemische Risiken oder schwache Branchen zu erkennen.
- Stimmen Sie Follow-up-Zeiten und Eskalationsregeln auf die Anforderungen von Programmbetreibern oder Akkreditierern ab.
- Bieten Sie Kunden Nachzertifizierungsberichte, die den langfristigen Mehrwert der Zertifizierung belegen und die Kundenbindung stärken.
Operative Exzellenz schafft Vertrauen in die Zertifizierung
Für Zertifizierungsstellen geht es bei der Vermeidung dieser Fallstricke nicht nur um interne Effizienz. Es geht darum, Integrität und Wirkung der Managementsystemzertifizierung zu sichern.
Deshalb setzen führende Zertifizierungsstellen auf Intact. Die Intact Platform bietet alles, was für hochwertige, konsistente Audits erforderlich ist:
- Zentrale Auditplanung und Findings-Management
- Konfigurierbare Workflows und rollenbasierter Zugriff
- Echtzeit-Dashboards zur Leistungs- und Aufsichtskontrolle
Mit Intact können Zertifizierungsstellen ihre Tätigkeiten skalieren, ohne die Kontrolle zu verlieren, Vertrauen über Regionen und Standards hinweg sichern und Zertifizierung als verlässlichen, wertorientierten Prozess positionieren.
Arbeiten Sie mit Multi-Standard- oder Multi-Site-Programmen? Entdecken Sie in unserem kostenlosen Whitepaper „Audit-Komplexität leicht gemacht“, wie Zertifizierungsstellen Komplexität in großem Maßstab erfolgreich im Griff haben.
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Füllen Sie einfach das Formular aus und wir kümmern uns um den Rest.
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