Herausforderungen

Vor der Implementierung der Intact-Plattform verwaltete GRMA Audit-Workflows und Zertifizierungsdaten hauptsächlich über Tabellenkalkulationen und separate Systeme. Während dieser Ansatz in der Anfangsphase hilfreich war, wurde es klar, dass eine stärker integrierte und skalierbare Lösung benötigt wurde, um die globale Expansion und die langfristigen Ziele zu unterstützen.

GRMA erkannte die Möglichkeit, die Transparenz, Effizienz und Datenverfügbarkeit in seinem gesamten Ökosystem zu verbessern. Zum Beispiel wurden Auditberichte und Zertifikate in verschiedenen Systemen verwaltet. Dies erschwerte die Verwaltung von Auditberichts- und Zertifikatsvorlagen, die Zulassung von Auditoren und Prüfern, die Gewinnung von Erkenntnissen über die Programmleistung, die Bereitstellung von Informationen über das Zertifikatsverzeichnis und die Strukturierung der Programmerwartungen an die Zertifizierungsstellen (CBs). Sowohl Mitglieder als auch Nicht-Mitglieder fanden es sehr schwierig, die Echtheit von Zertifikaten vertraulich zu bestätigen.

Es bestand auch der Wunsch, die Flexibilität der Prüfer vor Ort zu verbessern, insbesondere durch mobile Funktionen, die auch in Umgebungen mit geringer Netzanbindung funktionieren können. Gleichzeitig bereitete sich GRMA auf die Einführung eines neuen Standards vor und benötigte eine Plattform, die mit ihrer Benutzerbasis und ihren Arbeitsabläufen skaliert werden konnte, ohne dass umfangreiche kundenspezifische Entwicklungen oder Integrationen erforderlich waren.

Die Lösung

GRMA entschied sich für die Intact-Plattform aufgrund ihrer umfassenden Audit- und Zertifizierungsüberwachungsfunktionen. Die Lösung wurde innerhalb des Projektzeitplans ausgeführt, stellte ein bedeutendes Upgrade dar und erfüllte die Anforderungen des MVP in den wichtigsten Prozessen, einschließlich Auditmanagement, Checklistenkontrolle, Feststellungen, Zertifizierungserteilung und zentralisierte Dokumentenverwaltung. Die GRMA hat die volle Kontrolle über die Zuweisung von qualifizierten Auditoren, Reviewern und Zertifizierern – unabhängig davon, ob sie einzeln oder als Teil eines Auditteams arbeiten. GRMA kontrolliert die Qualifikation und Zuweisung von Auditoren, Reviewern und Zertifizierern – unabhängig davon, ob sie einzeln oder als Teil eines Auditteams tätig sind. Die Lösung funktioniert für mehrere Zertifizierungsstellen, jede mit ihrer eigenen Arbeitsweise.

Darüber hinaus umfasst die Plattform Standard-Infrastrukturdienste wie Backups, Disaster Recovery und Überwachung der Betriebszeit, um die Arbeit zu erleichtern. So kann sich GRMA auf ihre Audit- und Zertifizierungsvorgänge konzentrieren und muss sich nicht um Infrastrukturmanagement und Sicherheit kümmern.

Das responsive Design von Intact Mobile ermöglicht es Auditoren, Audits auf verschiedenen Geräten in Offline-Umgebungen durchzuführen und Daten zu synchronisieren, sobald ein Internetzugang verfügbar ist. Dies führte zu einer unmittelbaren Verbesserung der Flexibilität und der Auditdurchführung vor Ort oder ermöglichte es den Auditoren, von unterwegs aus an Auditberichten zu arbeiten.

Der Qualitäts- und Konformitätsausschuss von GRMA profitiert nun von einem Echtzeit-Zugang zu Audit- und Zertifizierungsdaten, der es ihm ermöglicht, Trends zu überwachen, KPIs zu verfolgen und die Einhaltung von Standards zu überwachen.

Ergebnis

Seit der Implementierung der Intact-Plattform konnte GRMA die Bearbeitungszeit für Prüfungen um mehr als 200 % reduzieren und den Durchsatz erheblich steigern. Die Prüfungsabläufe sind nun schneller, transparenter und sicherer. Interne Teams haben besseren Zugang zu Echtzeitdaten, und zertifizierte Mitglieder können ihre Dokumente einfach online abrufen.

Die Leistung von Prüfern und Zertifizierungsstellen kann nun nachverfolgt werden, die Daten sind zentralisiert, und Berichte können leicht erstellt werden, ohne dass auf Tools von Drittanbietern oder manuelle Arbeit zurückgegriffen werden muss. Die Flexibilität der mobilen App hat die Audits effizienter und zugänglicher gemacht, unabhängig vom Standort.

GRMA schätzt auch die Partnerschaft mit dem Intact-Kundenserviceteam, das auf Tickets und Fragen reagiert, proaktiv Probleme löst, lösungsorientiert auf neue Herausforderungen reagiert, Schulungen zur Systemmanagementpraxis anbietet und Verbesserungsmöglichkeiten erkundet.

Zukunftsperspektive

GRMA baut weiterhin auf die Nutzung der Intact-Plattform zur Unterstützung einer effizienten und sicheren Audit- und Zertifizierungsaufsicht. Die skalierbare Einrichtung bietet die Flexibilität, sich an künftige Anforderungen anzupassen und gleichzeitig eine solide Grundlage für Transparenz, Leistungsüberwachung und Leistungserbringung zu erhalten.