VIP Case Study

Über VIP

VIP ist der Verband der Obst- und Gemüseproduzenten aus dem Vinschgau in Südtirol und wurde im Jahr 1990 als Erzeugerorganisation gegründet.
Heute ist VIP für sieben verschiedene Genossenschaften tätig und spezialisiert sich auf die Interessensvertretung von ihren über 1.600 Erzeugern. Neben der gemeinsamen Vermarktung stellt VIP auch die Einhaltung gemeinsamer Qualitätskriterien und Standards sicher.

Im Zuge dessen führt VIP in der Hochsaison der Audits durchschnittlich rund 400 Audits pro Monat durch und agiert den Genossenschaftsmitgliedern gegenüber als Zertifizierungsstelle.

Hintergrund

Die Zusammenarbeit zwischen Intact und VIP geht bis zum Jahr 2003 zurück. Im Rahmen umfassender Digitalisierungsmaßnahmen begab sich VIP damals auf die Suche nach einer neuen Audit- und Zertifizierungslösung.

Als Teil der Mission „Weg vom Papier“ war es ihnen ein Anliegen, eine Software zu finden, die den gesamten Audit-Trail abbildet und von allen Mitarbeitern einfach bedient werden kann. Die Intact Platform (damals ControlNet später Ecert) konnte bereits bei der ersten Demo durch den ganzheitlichen Zugang überzeugen, was zum Anfang einer langjährigen Partnerschaft werden sollte.

Herausforderungen und Ziele

Obwohl VIPs Digitalisierung seit dem Beginn der Zusammenarbeit mit Intact in beachtlicher Geschwindigkeit vorangeschritten war, sorgten die Onsite Audits doch weiterhin für Kopfzerbrechen.

Mangels Alternativen waren die Auditoren von VIP gezwungen, für diese nach wie vor auf Block und Stift zurückzugreifen. Dadurch konnten sie unabhängig vom Einsatzort alle relevanten Auditschritte durchführen und dokumentieren. Auch das Einholen von Unterschriften war dadurch möglich – was besonders für die große Anzahl an GLOBALG.A.P. Audits essentiell war.

Allerdings konnte dies nur eine Behelfslösung sein, mit der man sich nicht zufriedengeben wollte. Die Dokumentation mit Stift und Zettel erfüllte weder die Integritäts- noch die Effizienzanforderungen von VIP und Intact. Bedeutete dies doch, dass alle analog erfassten Daten nachträglich mühsam digitalisiert werden mussten. Bei über 1.100 Audits führte diese Herangehensweise die Kapazitäten des Teams durch die notwendigen Zusatzschritte schwer an ihre Grenzen.

Lösung

Um einen durchgängig digitalisierten Audit Trail sicherzustellen und die mühsame Nacherfassung von Daten zu eliminieren, arbeiteten VIP und Intact erneut intensiv an einer Lösungsfindung zusammen.

Diese sollte sicherstellen, dass sämtliche VIP Audits direkt in der digitalen Audit- und Zertifizierungslösung durchgeführt werden können. Dabei war ein möglicher Einsatz auf verschiedenen Endgeräten und GLOBALG.A.P.-Kompatibilität besonders wichtig.

Die Anforderungen von VIP und anderen Kunden mündeten in einem neuen Intact Produkt: Intact Mobile. Dieses erlaubt es Intact Platform Nutzern jederzeit und überall zu auditieren – sowohl online als auch offline. Darüber hinaus bietet die App ihren Nutzern zahlreiche weitere Vorteile, wie die Vorbereitung von Audits, das Erfassen von Findings und die automatisierte Erstellung von Audit-Berichten auf Knopfdruck.

VIP agierte dabei nicht nur als einer der ersten Intact Mobile Nutzer, sondern auch als wichtiger Ideenlieferant. Durch die kontinuierliche Zusammenarbeit und konstruktives Feedback, konnte die App kontinuierlich weiterentwickelt werden. So entstand etwa ein für VIP essenzielles Feature, dass es erlaubt, Unterschriften direkt vor Ort einzuholen und nun allen Intact Mobile Nutzern zur Verfügung steht. Davon profitieren nicht nur die Apfelbauern im Südtiroler Vinschgau, sondern mittlerweile die ganze Welt.

Intact Mobile erlaubt Zertifizierungsstellen, Audit-Daten durchgängig digital zu erfassen und den gesamten Audit Trail lückenlos abzubilden – unabhängig von landschaftlichen Gegebenheiten und Netzabdeckung. So wird Datenintegrität auf einem noch nie dagewesenen Niveau garantiert und nebenbei auch noch die Effizienz gesteigert.

VIP Voices

„Intact hat sich erneut als verlässlicher Partner erwiesen. Durch enge Zusammenarbeit und regen Austausch, wurde ein bereits gutes System zu einer idealen, umfassenden Lösung. Intact Mobile bietet uns heute volle Flexibilität bei der Auditierung und erlaubt uns gleichzeitig, das höchstmögliche Level an Datenintegrität sicherzustellen.“

Mehr erfahren

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